「採用がうまい担当者」に頼り切っている会社は多い。だがその人がいなくなった瞬間、採用がうまくいかなくなるとしたら、それは仕組みではなく個人の勘に依存している状態だ。採用も営業と同じで、感覚ではなく仕組みでやるべきものだ。

POINT 01このシリーズで見てきた3つの工程

このシリーズでは、候補者が会社を知る「認知」の段階、何に惹かれて応募先を決める「興味・検討」の段階、そして選考での基準と正直さについて見てきた。これらは、それぞれ単発のテクニックではない。候補者が会社を知ってから応募し、選考を受けるまでの一連の流れとして、繋げて設計する必要がある。

• 認知：候補者は普段どこで情報を集めているか（SNS、自社ホームページという接点の整備）
• 興味・検討：給与だけでなく、社風や人間関係をどう具体的に伝えるか
• 選考：採用基準を言語化し、面接で実態を正直に伝える

どれか一つだけを頑張っても、他が抜け落ちていれば、応募は増えない。あるいは応募は来ても選考でつまずく。実際、SNSでの発信を頑張って応募数が増えても、選考基準が曖昧なままだと、採用の質はむしろ不安定になる。応募数という入口の数字だけを見て「うまくいっている」と判断してしまうと、選考の中身に問題があることに気づくのが遅れる。

POINT 02採用を仕組みにする3つのステップ

各工程でやるべきことを言語化し、書き出す：候補者理解の方法、面接で確認すること、SNSでの発信タイミングなど、感覚でやっていたことを文章にする。

工程ごとにチェックリスト化する：担当者が変わっても、同じ手順で進められるようにする。

結果を振り返り、次の採用に反映する：応募数、内定承諾率、選考での辞退理由を記録し、どの工程で候補者が離れているかを次に活かす。

仕組み化とは、担当者の個性を消すことではない。誰がやっても一定の水準を再現できる土台を作った上で、その人らしい工夫を積み重ねられるようにすることだ。最初からすべてを完璧に仕組み化する必要はない。まずは直近の採用活動を1件、認知・興味・選考の3段階に分けて振り返り、どこで候補者が離脱していたかを書き出すところから始めれば十分だ。

振り返る際は、応募数という結果だけでなく、工程ごとの数字を分けて見ることが重要になる。「認知の段階で興味を持った人のうち、何人が応募したか」「応募した人のうち、何人が選考を通過したか」を分けて記録すれば、どの工程で改善が必要かが具体的に分かる。応募数だけを見ていると、認知段階に問題があるのか、選考段階に問題があるのかを区別できず、対策も的外れになりやすい。

仕組み化は、机上の理想論ではない。厚生労働省がまとめた中小企業の成功事例集では、工事の進捗を可視化・マニュアル化するなど業務の標準化に取り組んだ、ある建設業の会社が紹介されている。取り組み前は年1名程度だった採用人数が、直近5年間で17名まで増えたという。担当者の勘に頼らない状態を作ること自体が、採用力の底上げにつながる。

まとめ：仕組みがあるから、応募から選考までの流れが安定する

採用がうまくいくかどうかを個人の勘に委ねている限り、その会社の採用力は担当者次第で不安定なままになる。認知から選考までの流れを仕組みとして整えておけば、担当者が変わっても、応募が来ない状態から、フェアな選考ができる状態まで、再現性を持って回せるようになる。