夜に届いた応募を翌朝確認した。その日は忙しくて、昼過ぎにメッセージを送った。その後、連絡がつかなくなった。

こういう経験をした採用担当者は少なくないはずだ。連絡が来なくなった理由を「その人がそういう人だった」と片づけたくなるが、実際には別の説明がつく。返事を待っている間に、別の会社の選考が先に進んでいた——というのが実際のところだ。

POINT 01応募者は、あなたの返事を待ちながら別の会社でも動いている

求人への応募者は、複数の求人に同時に応募している。転職活動も就職活動も、今はそれが普通の動き方だ。

応募した直後の応募者は、「どこかに移りたい」「働いてみたい」という気持ちが最も高まっている状態にある。その時間に返事が早く来た会社には「自分に興味を持ってくれた」と感じて気持ちが向く。返事が遅い会社には、悪い印象こそないにしても、関心が薄れていく。

返事を待っている間、応募者は何もせずに待っているわけではない。同じ日に別の会社から電話が来れば、そちらの面談が先に入る。先に面談へ行った会社で「いいかもしれない」と感じた時点で、あなたの会社への返信の優先順位は下がっている。

昼に連絡するのと、朝のうちに連絡するのでは、応募者の状況がすでに変わっている可能性がある。それだけの時間が流れている。

POINT 02最初に送るメッセージは「確認しました」で終わらせない

求人媒体から応募が届いたとき、まずメッセージを送る会社は多い。問題はその内容だ。

NG（よく見るパターン）:「ご応募いただきありがとうございます。書類を確認のうえ、改めてご連絡いたします」

これは「連絡を受け取った」という通知にすぎない。次に何が起きるかも、いつ連絡があるかも分からない。応募者の立場から見ると「あ、届いたんだ」で終わる。

OK（気持ちを引き留めるパターン）:「ご応募ありがとうございます。接客のご経験が長い点に興味を持ちました。今日か明日の午前中に10分ほどお電話できますか」

違いは2点ある。ひとつは「あなたの何が気になったか」を一言書いていること。もうひとつは、次のアクションと時間の目安を示していること。

「どこが気になったか」を書くには、応募者の情報を実際に確認する必要がある。手間に見えるが、この一手間が「うちのことをちゃんと見てくれている」という印象をつくる。多くの会社がやっていないからこそ、やった会社は目立つ。

POINT 03電話は同日中に。目的は日程を決めることだけ

メッセージで「今日か明日お電話します」と伝えたら、できるかぎり当日中に電話する。翌日に回すことで、応募者の状況が変わっている可能性がある。

この電話の目的は、面談の日程を決めることだけだ。1〜2分で終わる。応募の動機を聞いたり、仕事の内容を詳しく説明したりする必要はない。それは面談でやることだ。短い電話は応募者の時間を取りすぎず、「この会社はテキパキしている」という印象にもなる。

電話の入り方で気をつけることが一つある。

NG：「よろしければ一度お会いしてお話しできればと思いますが、いかがでしょうか」

OK：「ぜひ一度お会いしたいと思っています。来週の前半でご都合のいい日はありますか」

NGの言い方は「来るかどうか」を聞いている。OKは「いつ来られるか」を聞いている。小さな違いに見えるが、前者は辞退の言葉が出やすく、後者は日程を決める方向に自然と流れる。

POINT 04電話がつながらなかったとき、折り返しを「待つ」だけでは足りない

電話をかけたが応答がなかった場合、多くの会社はそのまま折り返しを待つ。これは受け身すぎる。

かけても出ない理由はいろいろある。仕事中かもしれない。知らない番号は取らない人も増えている。いずれにせよ、ただ待つだけでは連絡がつかないまま終わることがある。

電話がつながらなかった直後に、SMSを1件送ることを型として決めておくといい。

内容の例：「○○（会社名）採用担当の△△です。ご応募ありがとうございます。先ほどお電話しましたが、おつなぎできませんでした。改めてご連絡いたします。このメッセージへの返信でも構いません」

ポイントは「折り返しをお待ちしています」ではなく「改めてこちらからかけます」と書くことだ。「かけます」と書いた側が動く責任を負う。応募者に「返さないと失礼かな」という負担を置かない。

翌日もう一度電話する。2日経ってもつながらない場合は、今は別の方向を選んだと判断してよい。追いかけすぎないことも、相手への敬意のひとつだ。

まとめ：速く動くことは、相手への関心を形で伝えることでもある

採用の初動を速くすることを「熱意のアピール」と捉えると、本質がずれる。

応募者は、仕事選びという判断を下そうとしている。その時間の中で、複数の会社を同時に見ている。あなたの会社が早く動けば、応募者は判断材料を早く得られる。動きが遅い会社には、応募者が判断のタイミングを迎えても、まだ何も情報がない状態になる。

メッセージ、電話、SMSのどれも、難しいことをやっているわけではない。型として持っておくかどうかの差だ。型を持っていない会社は毎回バラバラに動き、連絡が遅れたり、言い方がその時の状況で変わったりする。型を持っている会社は、最初の接触から印象が安定する。

採用は、面接が始まる前からすでに始まっている。